POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES

Serwis: proxmox.polsoft.pl
Wersja: 1.0
Ostatnia aktualizacja: 4 maja 2026

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Polsoft Engineering Sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach, ul. 73 Pułku Piechoty 1, 40-467 Katowice, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000125330, NIP 954-22-46-570, REGON 270526833, kapitał zakładowy 255 000,00 zł (dalej: Administrator lub Sprzedawca).

2. Punkt kontaktowy w sprawach ochrony danych osobowych

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych możesz kontaktować się z Administratorem:

mailowo: odo@polsoft.pl,
pisemnie: na adres siedziby Administratora wskazany w punkcie 1,
telefonicznie: 32 209 80 39 (pon.–pt. 8:00–16:00).

3. Zakres niniejszej Polityki

Niniejsza Polityka opisuje, jakie dane osobowe Administrator zbiera za pośrednictwem serwisu proxmox.polsoft.pl oraz w toku obsługi zamówień na subskrypcje Proxmox, w jakich celach je przetwarza, na jakich podstawach prawnych, komu je udostępnia oraz jakie prawa Tobie przysługują.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Twoje dane osobowe przetwarzane są w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

Cel	Podstawa prawna	Okres przechowywania
Zawarcie i wykonanie umowy o sprzedaż subskrypcji Proxmox (przyjęcie zamówienia, wystawienie faktury proforma, dostarczenie Klucza Subskrypcyjnego, obsługa Reissue, upgrade, anulacji)	art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy	przez okres trwania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń
Wystawianie i przechowywanie faktur VAT, w tym ich przesyłanie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), prowadzenie księgowości, realizacja obowiązków podatkowych	art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny (m.in. ustawa o podatku VAT, ustawa o rachunkowości, Ordynacja podatkowa)	5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy
Obsługa zapytań ofertowych i kontaktu z Administratorem (formularz kontaktowy, e-mail, telefon)	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (obsługa korespondencji)	przez okres 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dłuższy okres wynika z zawarcia umowy
Powiadamianie o zbliżającym się końcu Okresu Subskrypcji	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (utrzymanie ciągłości świadczenia subskrypcji)	przez okres trwania subskrypcji
Rozpatrywanie reklamacji oraz dochodzenie i obrona przed roszczeniami	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora	przez okres przedawnienia roszczeń
Analityka korzystania z Serwisu (Google Analytics)	art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda wyrażona poprzez akceptację banera cookies	do czasu cofnięcia zgody, maksymalnie 14 miesięcy od ostatniej aktywności
Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, prowadzenie logów technicznych	art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora	do 12 miesięcy

5. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od celu i kontekstu przetwarzania Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:

dane identyfikacyjne i kontaktowe Kupującego: imię i nazwisko (dla Konsumenta/PNPK), nazwa firmy, NIP, REGON, KRS, adres siedziby, adres dostawy faktury, e-mail, numer telefonu;
dane dotyczące zamówienia: rodzaj i poziom subskrypcji, liczba gniazd CPU lub hostów, Okres Subskrypcji, kwota, sposób płatności, numer Klucza Subskrypcyjnego, Server ID;
dane finansowe: numer rachunku bankowego (z tytułu wpłat dokonywanych przelewem), historia płatności;
treść korespondencji prowadzonej z Administratorem;
dane techniczne dotyczące korzystania z Serwisu: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, identyfikatory plików cookies, dane dotyczące aktywności na stronie.

6. Odbiorcy danych

Twoje dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

Proxmox Server Solutions GmbH (Bräuhausgasse 37, 1050 Wien, Austria) – w zakresie niezbędnym do wystawienia Klucza Subskrypcyjnego oraz utrzymania subskrypcji. Sprzedawca jako autoryzowany sprzedawca generuje Klucz w panelu resellerskim Producenta. W standardowym procesie do panelu Producenta nie są przekazywane Twoje dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, adres, nazwa firmy) – Klucz jest przypisany do konta Sprzedawcy. Aktywacja Klucza w Twoim oprogramowaniu Proxmox powoduje przesłanie do serwerów Producenta (shop.proxmox.com) wartości Klucza oraz Server ID Twojego serwera w celu walidacji ważności subskrypcji. Państwo siedziby Producenta (Austria) należy do Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w związku z czym nie dochodzi do transferu danych poza EOG.

Proxmox Server Solutions GmbH jako odrębny administrator – jeżeli we własnym zakresie założysz konto w Customer Portal Producenta pod adresem my.proxmox.com i podasz tam dane swojej organizacji, dane te będą przetwarzane przez Producenta jako odrębnego administratora na zasadach określonych w polityce prywatności Producenta dostępnej na stronie proxmox.com/about/privacy. Sprzedawca nie odpowiada za przetwarzanie danych przez Producenta w tym zakresie.

ING Bank Śląski S.A. (ul. Sokolska 34, 40-086 Katowice) – jako operator systemu płatności imoje, w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia transakcji w przypadkach, w których Kupujący korzysta z indywidualnie wygenerowanego linku do płatności online.

3S Data Center S.A. (ul. Gospodarcza 12, 40-432 Katowice) – jako operator centrum danych w Katowicach, w którym Administrator wynajmuje powierzchnię kolokacyjną (szafę serwerową) na potrzeby umieszczenia sprzętu serwerowego Serwisu. 3S Data Center S.A. (spółka należąca do grupy kapitałowej P4 sp. z o.o. – Play) zapewnia jedynie infrastrukturę fizyczną (zasilanie, klimatyzację, łączność, ochronę fizyczną) i nie posiada dostępu logicznego do danych przechowywanych na serwerach Administratora ani nie wykonuje czynności administracyjnych na tych serwerach.

Microsoft Ireland Operations Limited (One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irlandia) – jako dostawca usługi Microsoft 365 wykorzystywanej przez Administratora do obsługi poczty elektronicznej i pakietu biurowego. Korespondencja prowadzona z Kupującymi przechodzi przez infrastrukturę Microsoft. W ramach świadczenia usługi niektóre dane mogą być przekazywane spółce powiązanej Microsoft Corporation (Redmond, WA, USA) – szczegóły dotyczące transferu w punkcie 7.

Ministerstwo Finansów / Krajowa Administracja Skarbowa – w zakresie faktur VAT przesyłanych do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), na podstawie art. 106nc–106ne ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Faktury wystawione w KSeF zawierają dane identyfikujące Sprzedawcę i Kupującego (w przypadku Kupujących będących podatnikami VAT). System KSeF prowadzony jest na serwerach Ministerstwa Finansów na terytorium Polski.

Biuro Rachunkowe ABIS Sp. z o.o. (ul. Moniuszki 4/6, 40-005 Katowice, NIP: 954-27-50-788), któremu Administrator powierzył prowadzenie księgowości i rozliczeń podatkowych. Biuro rachunkowe ma dostęp do danych Kupujących wynikających z faktur i innych dokumentów księgowych, w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków podatkowych. Powierzenie odbywa się na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).

Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA) – jako dostawca narzędzia Google Analytics, w zakresie danych technicznych dotyczących korzystania z Serwisu (po uzyskaniu Twojej zgody w banerze cookies).

Organy państwowe uprawnione do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa (np. urzędy skarbowe, organy ścigania) – wyłącznie w zakresie i w przypadkach przewidzianych prawem.

7. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady Twoje dane osobowe przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

Wyjątek stanowi przekazywanie danych do podmiotów z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, w ramach następujących usług:

Google LLC (Mountain View, CA, USA) – w związku z korzystaniem z Google Analytics (po uzyskaniu zgody Użytkownika).
Microsoft Corporation (Redmond, WA, USA) – jako spółka powiązana z Microsoft Ireland Operations Limited; w ramach świadczenia usługi Microsoft 365 niektóre dane (np. metadane, dane wsparcia technicznego) mogą być przekazywane do Microsoft Corporation w USA. Dla klientów europejskich Microsoft stosuje rozwiązanie EU Data Boundary, co oznacza, że podstawowe dane klientów (Customer Data) przetwarzane są w obrębie EOG; transfer do USA dotyczy określonych operacji wsparcia i pomocniczych.

Oba transfery odbywają się na podstawie Decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniany w ramach EU-US Data Privacy Framework. Zarówno Google LLC, jak i Microsoft Corporation posiadają certyfikację w ramach tego programu, co stanowi podstawę legalności transferu zgodnie z art. 45 RODO.

8. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
prawo do sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych (art. 16 RODO);
prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym") w przypadkach określonych w art. 17 RODO;
prawo do ograniczenia przetwarzania w przypadkach określonych w art. 18 RODO;
prawo do przenoszenia danych w odniesieniu do danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy, w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 21 RODO);
prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W celu realizacji powyższych praw skontaktuj się z Administratorem na adres odo@polsoft.pl.

9. Informacja o profilowaniu i automatycznym podejmowaniu decyzji

Administrator nie stosuje profilowania cenowego ani automatycznego podejmowania decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających.

10. Pliki cookies – informacje ogólne

Serwis korzysta z plików cookies (tzw. „ciasteczek") oraz zbliżonych technologii (np. local storage). Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane przez przeglądarkę na urządzeniu końcowym Użytkownika.

Cookies wykorzystywane w Serwisie dzielą się na:

cookies niezbędne – konieczne do prawidłowego funkcjonowania Serwisu (np. utrzymanie sesji, działanie Koszyka, zachowanie preferencji językowych). Ich stosowanie nie wymaga zgody Użytkownika;
cookies analityczne – służące do mierzenia ruchu w Serwisie i zachowań Użytkowników. Stosowane są wyłącznie po wyrażeniu zgody przez Użytkownika.

11. Wykaz plików cookies wykorzystywanych w Serwisie

Nazwa / kategoria	Cel	Czas przechowywania	Dostawca	Wymaga zgody
Cookies sesyjne Serwisu	Utrzymanie sesji, działanie Koszyka	sesja przeglądarki	Sprzedawca	nie
Cookies banera zgód	Zapamiętanie ustawień zgód cookies	12 miesięcy	Sprzedawca	nie
`_ga`, `_ga_*` (Google Analytics)	Analityka ruchu, identyfikator użytkownika	14 miesięcy	Google LLC	tak
`_gid` (Google Analytics)	Analityka ruchu, identyfikator sesji	24 godziny	Google LLC	tak

Serwis nie korzysta z Meta Pixel (Facebook Pixel), LinkedIn Insight Tag, ani innych narzędzi reklamowych.

12. Zarządzanie zgodami cookies

Przy pierwszej wizycie w Serwisie wyświetlany jest baner cookies, w którym możesz:

zaakceptować wszystkie cookies (w tym cookies analityczne),
odrzucić cookies wymagające zgody,
dostosować ustawienia indywidualnie.

Ustawienia zgód możesz w każdej chwili zmienić, korzystając z linku „Ustawienia cookies" w stopce Serwisu lub usuwając cookies w ustawieniach przeglądarki.

Cookies wymagające zgody (analityczne) nie są wczytywane przed jej wyrażeniem. Skrypt Google Analytics uruchamiany jest dopiero po akceptacji w banerze.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

13. Logi serwera

W związku z każdą wizytą w Serwisie automatycznie rejestrowane są dane techniczne (m.in. adres IP, data i godzina wizyty, typ przeglądarki, adres odsyłający). Logi serwera nie są kojarzone z konkretnymi osobami i wykorzystywane są wyłącznie w celach administracyjnych, statystycznych i bezpieczeństwa. Logi przechowywane są maksymalnie przez 12 miesięcy.

14. Linki do mediów społecznościowych

W Serwisie mogą znajdować się linki do profili Sprzedawcy w mediach społecznościowych:

Facebook (Meta Platforms Ireland Limited, Irlandia),
LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Irlandia),
YouTube (Google Ireland Limited, Irlandia).

Linki te mają charakter wyłącznie informacyjny – kliknięcie linku przenosi do strony danego serwisu, na której obowiązują polityki prywatności tych podmiotów. Sprzedawca nie osadza w Serwisie pikseli, wtyczek społecznościowych ani innych narzędzi tych podmiotów, które przekazywałyby dane Użytkowników bez ich aktywnego działania.

15. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub modyfikacją, w szczególności:

transmisja danych w Serwisie odbywa się z wykorzystaniem szyfrowania TLS (HTTPS),
dostęp do danych mają wyłącznie upoważnione osoby,
z dostawcami usług, którym powierzane są dane, zawierane są umowy powierzenia przetwarzania danych zgodne z art. 28 RODO,
prowadzona jest analiza ryzyka oraz aktualizowane są procedury bezpieczeństwa.

16. Zmiany Polityki

Administrator zastrzega prawo do zmiany niniejszej Polityki w razie zmiany przepisów prawa, zmiany funkcjonalności Serwisu lub zmiany dostawców usług. Zaktualizowana wersja Polityki publikowana jest w Serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji. W odniesieniu do osób, które posiadają aktywną subskrypcję, o istotnych zmianach Polityki Administrator informuje drogą mailową.